Нужны ли ежедневные отчеты о работе от сотрудников
Содержание статьи
Современные тенденции руководства все чаще направлены на обеспечение максимального комфорта для сотрудников и подчиненных. Но осталось немало таких руководителей старого образца, которые продолжают требовать от сотрудников ежедневные отчеты о проделанной работе. Чаще всего такой подход оправдан в продажах, когда применяется холодный обзвон или т. п. Но не всегда логичным выглядят подобные просьбы к различным офисным служащим. Адекватная точка зрения в данном случае – любое действия должны быть оправдано и, даже более того, иметь под собой финансовое обоснование (какой смысл тратить время на отчет, если это самое время можно использовать намного более продуктивно).
Советы руководителю – а нужны ли отчеты?
Как мы уже упомянули, ежедневный отчет хорош, если он реально помогает повысить продуктивность сотрудника (и фирмы в целом), и не способствует ухудшению его комфорта.
Для офисного работника комфорт – сильнейший мотиватор. Человек, работая в офисе, и так ощущает себя в некотором смысле рабом, а просьбы о ежедневных отчетах могут загубить окончательно оставшиеся энтузиазм и мотивацию.
Рассмотрим 2 примера.
- Представим ситуацию, что вы потребовали подобные отчеты от программиста… Как правило, программисты — крайне занятые люди и время их стоит не дешево. И зачастую, на то, чтобы описать каждое выполненное действие у них может уйти ровно столько же времени, сколько на написание программного кода.
- Теперь рассмотрим работу консультанта или менеджера по приему звонков интернет-магазина. Бывают такие руководители, которые требуют от них не просто список клиентов, и подробный отчет о том, чем каждый клиент запомнился, но и что сотрудник делал кроме обзвона и прима звонков, а если не делал ничего кроме этого, то почему. С подобной проблемой сталкиваются и системные администраторы, специалисты техподдержки и т. п. – от них часто требуют обоснование того, почему они ничего не делали (в кавычках) в течение определенного времени. Но не делали они только потому, что не было проблем, которые бы требовалось устранять.
К сожалению, многие руководители даже не задумываются о том, что их требования об отчетах иногда доходят до маразма.
Отчет ради отчета – вот девиз руководителя старого (совкового) образца. Дайте свободу своим сотрудникам! Какая разница, делает он отчет или нет, если он продуктивен и приносит вашей фирме прибыль.
Образец ежедневного отчета
Конечно, требование ежедневного отчета от сотрудника зачастую действительно оправдано, и можно предложить простой образец:
- Пусть он будет состоять из трех столбцов. В первом – список проектов (клиентов), по которым предстоит работа, во втором — план работа на день по каждому проекту, в третьем – комментарии к нему, которые будут сделан впоследствии по мере выполнения плана.
- Чем проще – тем лучше. Простота – это в некотором роде универсальность, ведь руководитель зачастую может просто не владеть какими-то терминами.
- Объем – совсем не залог хорошего отчета. Логично, что чем больше приходится писать, тем больше уходит на это времени. Чем дороже время специалиста, тем он может делать меньше отчеты по объему.
Если вас заставляют делать ненужные отчеты
Отчеты не любит практически никто из сотрудников, особенно те, которым нечего писать в этих отчетах :). Можно лишь позавидовать тем людям, кто работает с лояльным начальством, которые идет на контакт и может всегда предоставить обратную связь. С таким руководством всегда можно поговорить по душам, и обосновать, почему ежедневные отчеты о проделанной работе в вашем случае – это лишнее.