Как вести учетов товаров в интернет-магазине
Содержание статьи
Пожалуй, из всех вопросов, связанных с организацией работы, учет товаров в интернет-магазине, является одним из самых сложных. Когда проект только зарождается, учет – это первое, о чем стоит подумать. В зависимости от ассортимента и специфики магазина, вариантов решения вопроса очень много. И решать эту задачу нужно совместно с программистами, которые будут отвечать за функционал сайта.
С чего начать?
Первое, что нужно сделать – выбрать толкового специалиста, который сможет создать сайт магазина с учетом специфики предлагаемых товаров. Стандартную страничку в интернете в простенькой админкой сможет разработать любой начинающий программист, но действительно хорошую базу для большого проекта сделает не каждый.
Дело в том, что учет заказов в интернет магазинах иногда требует привязки не только к бухгалтерской программе, но и создания отдельной базы. Сайты, в ассортименте которых предлагаются товары от множества поставщиков нуждаются в использовании дополнительных программ, в которых будут обновляться прайсы с ценами и вестись контроль над остатками.
По этим причинам, перед тем, как открывать магазин, нужно четко определиться с ассортиментом, а также способами продажи – оптом или в розницу.
Учет через админку сайта
Самым простым вариантом учета заказов является работа с админкой сайта. В таком случае администратор занимается проверкой появившихся заказов вручную.
Алгоритм работы выглядит примерно так:
- Загрузка товарной карточки на сайт с ценой. В ней отмечают, сколько товаров есть в наличии.
- Покупатель регистрируется и оставляет данные о себе для связи. Когда клиент кладет покупку к себе в корзину, количество товаров уменьшается.
- Администратор видит заказ и оформляет его.
Этот способ подходит, когда ассортимент не слишком широк и можно легко проконтролировать позиции, которые заканчиваются. Такой метод можно рекомендовать для небольших проектов, например, сайтов с товарами ручной работы на заказ, магазинов подарочных сертификатов, магазинов доставки цветов.
Учет товаров в интернет-магазине в таком случае осуществляется с любого компьютера. Контент-менеджеру достаточно зайти под своим логином и паролем на сайт.
Привязка бухгалтерской программы
Вести учет в интернет-магазине гораздо проще, когда товарная база привязана к бухгалтерской программе. Этот способ используют достаточно часто сайты, предлагающие продукцию непосредственного производителя без посредников. Он подходит для монобрендовых магазинов одежды, продаж прямо со склада.
Остатки товара, имеющиеся на складе, после покупки уменьшаются автоматически, так как к ним привязана база данных и прайс на продукцию.
Для учета в таком случае обычно используют удаленный доступ, так как с товарными карточками и прайсами могут одновременно работать несколько специалистов.
Контент-менеджер проверяет, какие позиции отсутствуют, которые из них нужно удалить, дозаказать или изменить их параметры или характеристики. Он же занимается привязкой товаров на сайте с прайсом предприятия. В то же время бухгалтер в той же базе занимается своими вопросами – объемом продаж и поступившими на счет деньгами.
Каждому из специалистов открывают отдельного пользователя с ограничением удаленного доступа.
Специальные программы учета
Для мультибрендовых сайтов с большим количеством поставщиков обычно программа учета в интернет магазине пишется индивидуально под потребности проекта и особенности ассортимента. К базе магазина также настраивается удаленный доступ для разных специалистов.
У этих программ есть ряд особенностей, которые важны в работе:
- Программы они позволяют привязать прайсы от большого количества поставщиков к конкретным товарным карточкам. Так как с каждой компанией может существовать разная договоренность на сумму скидки от прайса, то программа должна позволять настроить этот процент индивидуально.
- Иногда один и тот же товар предлагается разными поставщиками по разным ценам. Если у одного из них эта позиция закончилась, программа позволит отследить аналогичную продукцию у другого.
- Важным моментом для программ является учета связывание названия товара на сайте с названием в прайсе. Дело в том, что нейминг карточки имеет значения для поисковых запросов, а в прайсах продукция не всегда имеет подходящее название. Поэтому для магазина приходится его менять. При покупке количество товара будет автоматически уменьшаться в остатках.
- При загрузке нового прайса от поставщика, данные обновляются, их не приходится заносить вручную.
Более сложная настройка отслеживания покупок позволяет открывать доступ к скидкам для постоянных покупателей, что хорошо сказывается на объемах продаж. Для сайтов с таким функционалом неизбежно придется нанимать специалиста, который будет заниматься контролем над товарной базой – контент-менеджера. Он будет загружать новые позиции, давать названия, контролировать остатки и наличие аналогов у разных поставщиков.
Если магазин включает в себя тысячи наименований, можно быть уверенным, что учет займет полный рабочий день.
Особенности учета
Не все товары легко поддаются счету, поэтому их учет сложнее вести. Одним из примеров является продажа одежды. Она производится размерными рядами, поэтому в одной товарной позиции может быть несколько единиц разного размера. При оптовой продаже это не имеет значения, но торговля в розницу должна учитывать эту особенность. Конкретная модель может быть в наличии, но не того размера, который нужен покупателю.
Контролировать остатки очень важно не только для бухгалтерской отчетности, но и для нормальной работы магазина. Иногда случается так, что продукция закончилась. А товарная карточка отмечена «в наличии». Клиент делает покупку, но ему лишь приходит сообщение с извинениями, что товара больше нет. Это отрицательно сказывается на репутации проекта, поэтому отслеживание товарных позиций – это очень важный момент в работе сайта.